DESTINATARI: responsabile archivio protocollo e addetti

OBITTIVI: Il processo di digitalizzazione dell’ente non può prescindere dalla corretta gestione e dei documenti informatici. Il diritto del cittadino di accedere on line al fascicolo del procedimento, di scaricare i documenti conservati dall’ente, determina un’attenta riflessione delle procedure di archiviazione e conservazione dei documenti informatici. Le recenti Linee guida in materia offrono importanti riflessioni su procedure e attività da adottare al fine di valorizzare il set di metadati minimi obbligatori previsti dall’allegato 5 e garantire una corretta archiviazione e un accesso riservato alla documentazione amministrativa sia all’interno che dall’esterno dell’ente.
Il corso si pone l’obiettivo di illustrare il disposto delle nuove regole tecniche utile a sensibilizzare il partecipante sulle procedure di registrazione dei documenti informatici quale strumento per garantire immodificabilità e riferimento temporale certo a tutti i documenti amministrativi informatici compresi quelli registrati nei repertori particolari interni, sulle modalità di formazione dell’archivio unico e l’adozione di fascicoli elettronici, nonché sull’importanza della progettazione di un sistema documentale adeso al GDPR sia sotto il profilo di accesso riservato alla documentazione che del diritto all’oblio

PROGRAMMA:
• La gestione del documento secondo le nuove Linee guida Agid: obblighi e opportunità
• Il diritto alla cittadinanza digitale e accesso agli atti mediante servizi on line
• Requisiti e funzionalità del sistema di gestione documentale dell’ente (SEGID)
• Registrazione e il requisito di immodificabilità del documento informatico
• I documenti oggetto di registrazione a protocollo e la tenuta a norma dei repertori particolari
• La sedimentazione ordinata dei documenti aggregazioni documentali
• Dall’archivio polverizzato all’archivio unico: soluzioni applicative e aspetti gestionali
• La tenuta del fascicolo elettronico: i metadati previsti dall’allegato 5 delle Linee guida Agid
• Riservatezza e principio di finalità nel trattamento dei dati personali e particolari contenuti nei documenti e fascicoli elettronici dell’ente
• L’archiviazione elettronica: la gestione dei fascicoli elettronici ed ibridi secondo il piano di classificazione adottato;
• La definizione e l’adozione del piano di classificazione dell’ente
• La gestione dei flussi documentali e procedimenti amministrativi;
• L’apposizione della segnatura di protocollo sul documento informatico;
• Diritto all'oblio e tempi di conservazione: l'obbligo di metadatare il documento
• Misure di sicurezza e riservatezza dei dati personali nel sistema di gestione informatica dei documenti
• Le aggregazioni informatiche e archivio: le serie documentali i repertori e i fascicoli
• Manuale di gestione documentale: i punti da aggiornare dopo le nuove Linee guida Agid