DESTINATARI: La partecipazione è consigliata a funzionari e responsabili delle singole aree, che trattano e gestiscono documenti informatici

PREMESSA: La gestione dei documenti digitali e analogici, prodotti e ricevuti dall’ente necessita di un’attenta riflessione utile a garantire una ordinata sedimentazione archivistica nei fascicoli elettronici e nelle relative aggregazioni documentali.
Il corso si pone l’obiettivo di illustrare il disposto delle nuove regole tecniche al fine di sensibilizzare il partecipante sulle procedure di registrazione dei documenti informatici quale strumento per garantire immodificabilità e riferimento temporale certo a tutti i documenti amministrativi informatici compresi quelli registrati nei repertori particolari interni, sulle modalità di formazione dell’archivio unico e l’adozione e conservazione di fascicoli elettronici, nonché sull’importanza della progettazione di un sistema documentale compliance con il GDPR sia sotto il profilo di accesso riservato alla documentazione che del diritto all’oblio.

PROGRAMMA:
 Le Linee guida in tema di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici e gli adempimenti dell’ente.
 Requisiti e finalità del sistema elettronico di gestione documentale dell’ente SEGID
 Registrazione e il requisito di immodificabilità del documento informatico
 I documenti oggetto di registrazione a protocollo e la tenuta a norma dei repertori particolari
 La registrazione a protocollo e la gestione di casi particolari: la registrazione di file cifrati, di condivisi nel cloud e di registrazione delle trasmissioni contenenti link.
 La sedimentazione ordinata dei documenti aggregazioni documentali
 Dall’archivio polverizzato all’archivio unico: soluzioni applicative e aspetti gestionali
 La tenuta del fascicolo elettronico: i metadati previsti dall’allegato 5 delle Linee guida Agid
 Servizi on line e accesso al fascicolo del procedimento secondo l’art 41 del CAD
 Riservatezza e principio di finalità nel trattamento dei dati personali e particolari contenuti nei documenti e fascicoli elettronici dell’ente
 La conservazione dei documenti informatici: aspetti giuridici, procedure da adottare e criticità del servizio di conservazione in outsourcing.
 La conservazione ai fini amministrativi e storici
 Il diritto all’oblio e l’obbligo di indicazione dei tempi di conservazione
 Il manuale di conservazione dell’ente
 L’individuazione dei metadati per un’efficiente gestione dell’archivio digitale: le indicazioni dell’allegato 5 Linee Guida Agid;
 Le modalità per garantire l’accesso riservato all’archivio dall’interno e dall’esterno dell’ente
 La gestione della privacy in ambiente digitale