DESTINATARI: La partecipazione è consigliata a funzionari e responsabili delle singole aree, che trattano e gestiscono documenti informatici.
OBIETTIVI: Il processo di digitalizzazione dell’ente non può prescindere dalla corretta gestione e conservazione dei documenti informatici. Il diritto del cittadino di accedere on line al fascicolo del procedimento, di scaricare i documenti conservati dall’ente, determina un’attenta riflessione delle procedure di archiviazione e conservazione dei documenti informatici. Le recenti Linee guida in materia offrono importanti riflessioni su procedure e attività da adottare al fine di valorizzare il set di metadati minimi obbligatori previsti dall’allegato 5 al fine di garantire una corretta archiviazione e un accesso riservato alla documentazione amministrativa sia all’interno che dall’esterno dell’ente.
Il corso di pone l’obiettivo di illustrare il disposto delle nuove regole tecniche al fine di sensibilizzare il partecipante sulle procedure di registrazione dei documenti informatici quale strumento per garantire immodificabilità e riferimento temporale certo a tutti i documenti amministrativi informatici compresi quelli registrati nei repertori particolari interni, sulle modalità di formazione dell’archivio unico e l’adozione e conservazione di fascicoli elettronici, nonché sull’importanza della progettazione di un sistema documentale compliance con il GDPR sia sotto il profilo di accesso riservato alla documentazione che del diritto all’oblio.
PROGRAMMA:
● Requisiti e finalità del sistema elettronico di gestione documentale dell’ente SEGID
● Registrazione e il requisito di immodificabilità del documento informatico
● I documenti oggetto di registrazione a protocollo e la tenuta a norma dei repertori particolari
● La sedimentazione ordinata dei documenti aggregazioni documentali
● Dall’archivio polverizzato all’archivio unico: soluzioni applicative e aspetti gestionali
● La tenuta del fascicolo elettronico: i metadati previsti dall’allegato 5 delle Linee guida Agid
● Riservatezza e principio di finalità nel trattamento dei dati personali e particolari contenuti nei documenti e fascicoli elettronici dell’ente
● La conservazione dei documenti informatici: aspetti giuridici, procedure da adottare e criticità del servizio di conservazione in outsourcing.
● La conservazione ai fini amministrativi e storici
● Il diritto all’oblio e l’obbligo di indicazione dei tempi di conservazione
● Il manuale di conservazione dell’ente
● L’individuazione dei metadati per un’efficiente gestione dell’archivio digitale: le indicazioni dell’allegato 5 Linee Guida Agid;
● Le modalità per garantire l’accesso riservato all’archivio dall’interno e dall’esterno dell’ente
● La gestione della privacy in ambiente digitale